仕事の悩み

会社を休む理由が急用のときの連絡方法や連絡内容の伝え方とは?

会社を休む理由が急用のときの連絡方法や連絡内容の伝え方とは?
  • 会社を休む理由が急用のときの正しい連絡方法がわからない
  • 会社を休む理由が認められるか不安になっている
  • 会社を休む理由が市役所関連の場合の伝え方がわからない

このような悩みを抱えていませんか?

会社勤めをしていると、有給や年休といったお休みをもらうことができます。

旅行に行くなど、事前に会社をお休みする日程が分かっている時に消化しても良いですし、体調不良など事前に分からない場合にも使うことができますよね。

また、自分は健康で出社できる状態でも、休ませてもらう理由が子供の体調不良ということもあるでしょう。

この記事では、事前に計画が難しい会社を休む理由が急用の場合、どのように職場に伝えたら良いのかをご紹介していきます。

 

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会社を休む理由が事前に分かっている時の伝え方

お休みをもらう日程が事前に分かっている時には、早い時期から上司に伝えることができますよね。

仕事の調整をしたり、休んでいる間に片づけなければいけない職務があれば、他の人に代理でお願いすることも可能です。

プロジェクトなど、忙しくなることが事前に分かっている時期だと、お休みをもらう旨を前もって伝えても嫌な顔をされてしまうことはあるかもしれません。

しかし、多くの場合には、前もって伝えた上で仕事の調整をすれば、仕事に穴をあけることなく気持ちよく休めることが多いのです。

事前に休むことが分かっている時には、職場で上司に口頭で伝えるのが基本ですし、社会人としてのマナーです。

しかし、会社を休む日が毎回事前にわかるわけではないと思います。

なんとなく調子が悪いなと感じながら仕事をする事もあれば、朝起きたら調子が悪いということもあるでしょう。

その場合、急用でない限りは就業時間の30分ぐらい前まで待ち、電話で休む理由を伝えることになります。

会社を休む際には謝罪の姿勢が大切

どのような理由でも、体調が悪ければ仕事ができないわけですから、お休みをもらうことは仕方ないことです。

しかし、堂々とした態度で「今日は休みます」と宣言すると、電話を受けた側としてはあまり良い気持ちにはなりませんよね。

お休みをもらう際には、仕事に穴をあけて申し訳ないという謝罪の気持ちを持って、会社を休む許可をもらうという姿勢で電話連絡することが必要です。


会社を休む理由を明確にする

上司に電話をする際には、急用の場合には特に、必ず会社を休む理由も伝えましょう。

「昨夜から体調が悪かったのですが、今朝起きたら高熱があり、おさまりません。大変申し訳ないのですが、本日はお休みさせていただいてもよろしいでしょうか?」

というように、理由を明らかにすることで、上司はあなたが翌日には出社できるのかどうか、病院に行く必要はあるのかどうかといった状況把握をしやすくなりますよね。

もしも職場に電話をした際に上司が外出などでいなかった場合には、職場の人に休むこととその理由を伝えれば問題ないです。

しかし、仕事のことで上司に伝えなければいけない連絡事項があるなら、時間をおいて上司が在籍している時間帯に電話をするのがおすすめです。

会社を休む理由をメールで伝えるのは問題ない?

基本的には、会社のお休み連絡は電話が原則なので、メールやSNSなどで伝えるのはよくありません。

上司が出勤する時間に職場へ電話をかけることが難しい場合には、上司の携帯に電話をするとか、携帯電話にメッセージを残すなど、口頭で伝えるようにしましょう。

もしも急用で電話をかけられる状態ではなく、メールやSNSで連絡をしなければいけないという場合でも、就業時間中の早い時間に電話をかけてフォローするようにしましょう。

勤怠連絡は会社によってはLINEで連絡すればよいという場合もあるので、会社独自のルールがある場合は従いましょう。


会社を休む理由が体調不良以外の時はどうする?

会社を休むというと、事前に分かっていない場合には体調不良という理由が多いですよね。

しかし、中には体調不良以外にも休まなければいけない理由はいくつかあります。

例えば、小さな子供がいる家庭なら、子供が熱を出したという理由があるでしょうし、出勤途中で事故にあってしまい、病院に行かなければいけない怪我をしたという事態もあるでしょう。

また、すぐそばに住む両親の体調が悪く、病院へ連れて行かなければいけないというような急用が入るかもしれません。

会社を休む理由が自分の体調不良以外の場合でも、職場への連絡は電話での連絡が基本ですし、伝え方についても休む理由が自分にあるわけではないものの、申し訳ありませんという姿勢を見せることが、波風を立てずにお休みするためのコツです。

もしも仕事で朝早くから取引先と打ち合わせが入っていた場合などには、取引先に対してはできるだけ早い時間に連絡をし、相手に足労をかけさせないように配慮することが必要です。

休みが何日も続く時にはどうする?

旅行など、事前に何日お休みするのかが分かっている場合を除いては、体調不良で会社を休んだとして翌日には出社できるのかという点は、職場に電話連絡した時点では分からないものです。

出社するつもりでいても、翌日には体調が改善していない可能性もありますよね。

もし翌日にも出社できそうにない時には、翌日にも電話連絡を入れることになります。

職場に連絡を入れて仕事の調整をする事も必要

もしも急用や子供の体調不良で会社を何日も続けて休む場合や、不慮の事故などでお休みを余儀なくされた場合などには、休んでいる期間に応じて仕事の調整が必要になるかもしれませんよね。

その場合には、職場に連絡をして、上司に相談をするのがおすすめです。

一人で抱えこんでいても出社できなければ何もできないわけですが、だからと言って放置するのはよくありません。

現在抱えている仕事の中で急ぐものは、他の人に振り分けてもらえるかどうかを相談すると良いでしょう。

また、子供の体調不良で会社を休む場合には、パートナーとも協力しながら一人だけが会社を休むという負担を強いられずに済むような調整をする事もおすすめです。


会社を休む理由が役所の場合はどうすればよいか

会社を休む理由が役所の場合はどうすればよいか

会社を休む理由は、人それぞれです。

自分や家族の体調が悪くて休むこともあれば、平日の昼間しか業務をしていない役所に用事があり、会社を休まなければいけないこともあるでしょう。

役所に行くという理由で休む場合でも、仕事に大きな穴を開けない日程なら、会社を休む理由を上司にそのまま正直に伝えても問題はありません。

この場合も、堂々と「今日は役所に行くので休みます」という姿勢ではなく、「役所に行かなければいけないので、申し訳ありませんが、お休みを頂いてもよろしいでしょうか。」という低い姿勢で了承をいただくようにしましょう。

どのような理由でも、会社を休ませてもらうのは自分だということを忘れないようにしましょう。

役所に行くという理由で休む場合には、その日に取引先と打ち合わせが入っているといった外せない職務が入っていないことを確認することは必要です。

基本的に役所の用事は日程をフレキシブルに調整できることが多いので、ミーティングや打ち合わせなどが入っている時には、休む日をずらしたほうが良いですね。

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会社を半休することを検討する

どうしても役所に行かなければいけない用事があり、仕事でも外せない職務が入っているという時には、一日会社を休むのではなく、午前中だけとか午後だけ、というように半休をとる方法もアリです。

半休なら、忙しい時でも比較的取りやすいですし、病院に行くとか役所の用事という理由でも休みやすいですよね。

半休あれば時間的に十分という急用なら、用事を終わらせてから出社するのが良いでしょう。

会社を休む理由は正直に言うのがベスト

職場に電話連絡する際には、基本的には会社を休む理由については正直に伝えることがベストです。

嘘をついてもメリットは少ないですし、何回も嘘の理由で休むと職場における自分の信用にもかかわるので注意してくださいね。

ただし、なんとなく今日はだるいから休みたいな、なんて時に、「今日はだるいので休みます」と職場に連絡する人はいませんよね。

その場合には、「体調不良」という理由にするのが良いでしょう。


会社を休む理由でOKな理由とNGな理由

基本的に職場には毎日出社するのが基本です。

今日は行きたくない、なんていう個人的な感情が理由で会社を休むことは認められていませんよね。

しかし体調が悪ければ、仮に出社しても生産性の点でメリットはありません。

それに、無理に出社することによって体調がどんどん悪くなってしまえば、自分にとっても職場にとってもマイナスとなってしまいます。

感染症などの場合には、出社することによって他の人にも移してしまうでしょう。

会社を休ませてもらう理由は、一般的には出社できない健康状態としては、頭痛や腰痛、胃痛、腹痛、高熱、感染症、持病の悪化など様々です。

その他には、突発的な事故とか骨折など、出社が難しい怪我の場合にも、お休みを認めてもらいやすいものです。

役所に行って用事を済ませなければいけないという理由も、何日も続くわけではないので、問題なく休ませてもらえることが多いでしょう。

その一方で、職場には認められないような理由もあります。

例えば、忙しい時期なのに旅行に行くなど個人的なレジャーで仕事に穴をあける場合などは、職場は休みの申請を却下するという選択ができます。

無理に休みを取ると、職場でのマイナス評価にも繋がるので注意してくださいね。


レジャー系のお休みは事前申請しよう

旅行に行くとか遊びに行くという理由でお休みをもらうことは、もちろん可能です。

しかしレジャー系のお休みは、できるだけ事前に申請をして、穴をあけても誰にも迷惑がかからない時期を選ぶようにしてくださいね。

当日急に彼氏とデートをするから会社を休む、なんていう理由は認められません。

まとめ

会社を休む理由が急用のときの連絡方法や連絡内容の伝え方について紹介しました。

会社をお休みする理由には、いろいろありますよね。

事前にお休みを申請している人は、休む当日に電話連絡をする必要はありませんが、体調不良や急用、事故など突発的なことで休まなければいけない時には、メールやSNSではなくて電話で上司に連絡を入れるようにしましょう。

かけるタイミングは就業時間の少し前、朝礼などを行っている場合には、朝礼が終わる時間を見計らって連絡を入れるのがおすすめですね。

また、電話連絡する際には、会社を休む理由も明白にして伝えるのが原則です。

ルールとマナーを大事にすれば会社も自分のライフスタイルや都合を大事にしてくれる、そんな職場がやりやすいですね。

それが難しい職場環境にいつも苦労するようなら、もう少し自由が利く柔軟な職場への転職を考えるのもアリかもしれません。