仕事の悩み

仕事の引き継ぎがいい加減な原因と対処法とは?

仕事の引き継ぎがいい加減な原因と対処法とは?
会社員
会社員
  • 仕事の引継ぎをまともにしてくれない
  • 転職したけど引き継ぎがいい加減過ぎる
  • 引き継ぎ資料が一切ない

このような悩みや不安を抱えていませんか?

 

Yasu
Yasu
こんにちは。転職を7回以上繰り返し、キャリアアップして成り上がってきた転職上級者です。今回は、仕事の引き継ぎがいい加減な理由や対処法について解説していきますね。

実は、引き継ぎというのはほとんどの会社でまともに対処できていないのです。

なぜなら、円満に退職できない人の場合は引き継ぎが雑になってしまうこともあり、人によっては業務が忙しいため引き継ぎ資料が作れない状況もあるからです。

 

つまり、引き継ぎがいい加減ということですね。

 

では、新人はどのようにいい加減な引き継ぎに対処していけばよいのでしょうか?

実は、引き継ぎに関しては対処法が限られているので、知っていれば苦しむことはないのです。

この記事では、引き継ぎがいい加減になってしまう原因やあなたをどのように守ればよいかについてご紹介します。

もし、これから転職を考えている人や引き継ぎを受ける予定がある人は参考にしてみください。

この記事を読み終えたら、いい加減な引き継ぎに絶望することなく、会社側に適切な引き継ぎを促したり、あなたの評価を守るためにどのような行動をすればよいのかがわかるようになりますよ。

 

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仕事の引き継ぎがいい加減な原因

引き継ぐ人がいい加減な性格

引き継ぐ人がいい加減な性格の場合、口頭であろうと引き継ぎ資料であろうと適当になりがちです。

行き当たりばったりで、質問されたときに答えればいいやと考えてしまうのです。

本人に悪気はないのですが、質問されたら答えることで引き継ぎになると思っているのです。

しかも、質問したことに対して「たぶん」とか「ある程度適当でいいよ」とか「良しなに対応しておいて」など質問に対して曖昧な回答をしてきます。

ただ、引き継ぐ側としてはとても迷惑ですよね。
本当にそのやり方や進め方で合っているのだろうかと。

最悪、業務の中で失敗して初めて正解がわかるという状況になってしまいます。

こればっかりは「運」の要素が強く、あなたが引き継いでくれる人を選べないところが辛いところだと思います。

引き継ぎ資料をつくれない

引き継ぎ資料を作れないということは、つまり仕事ができない人だということです。

そして、引き継ぐ仕事内容についても十分に理解していない可能性が高いため、間違ったことをあなたに引き継ぐ可能性があります。

仮に引き継ぎ資料を作成する時間がないという場合でも、引き継ぎが決まった時点で少しずつ作成していけばいいだけのことです。

引き継ぎ資料がないことで、口頭で説明をききながら、あなたが資料を作成しながら覚えていかなければならないのです。

資料がある状態とない状態からの引継ぎでは、理解力の速さに差が出ます。
当然、後者の引き継ぎ資料がある状態の方が理解は早まります。

資料を作らなければと考えると覚えるよりも資料作りに意識が向いてしまうからですね。

引き継がれるときに大事なのは、手を動かすことよりも「理解すること」です。


引き継ぎの教え方が下手すぎる

仕事の能力に個人差があるように、引き継ぎの仕方や教え方の上手さや下手さにも個人差が出ます。

ときどき、仕事はすごくできるのに、人に教えるのが下手過ぎる人もいます。

引き継ぎが下手な人は、仕事のどの部分から教えたらよいのかわからなかったり、どれくらいの期間で引き継げるか計画することをしません。

そのため、日によって引き継ぐ仕事量にばらつきが出て、ある日は残業してまで引き継ぎが行われ、ある日は30分程度で引き継ぎが終わってしまうなどムラがでます。

断片的に教えることもあるので、引き継ぐ側としては、この業務はどのタイミングで発生するものなのか、他に関わる人は誰なのかがよくわからない状態で話を進めてしまうのです。

引き継ぎが下手な人にあたってしまうと苦労してしまいますよ。

引継ぎが口頭のみ

引き継ぎが口頭のみという人がたまにいます。

その人自身は引き継ぎ資料など残さなくても簡単にできる仕事だと思っているのです。

ある意味、仕事ができる優秀な人なのかもしれませんが、相手を思う気持ちが欠けていますよね。

もしくは、ただの面倒くさがりですね。

口頭のみの説明だと業務上の仕組みなど図解で示されないとわかりにくいものもあると思います。

口頭の説明で理解できるような能力があなたにない場合は、引き継ぎ期間が1ヵ月経っても十分な理解ができていない可能性が出てきます。

結果として、あなたが仕事ができない人というレッテルをはられる可能性もあり、一番不幸な引き継がれ方かもしれません。


引き継ぐ人があなたと合わない

引き継いでくれる人とあなたが性格的に合わない場合も引き継ぎがいい加減になる可能性があります。

生理的に合わない場合は、なるべく接したくないので、引き継ぐ時間を短くしたり、質問に対して丁寧に答えたくないのです。関わりたくないからですね。

あなたにも生理的に苦手な人はいませんか。

逆に相性が良い人から引き継ぐときは和気あいあいとして、わからないことは気兼ねなく何でも質問できて、相手からも気にかけてもらえるという幸せな引き継ぎになります。

結果として、短期間で仕事を引き継ぐことができるし、十分な理解をすることができます。

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引き継ぐ人が限界を迎えている

引き継ぐ人が仕事で心身ともに疲弊している場合も引き継ぎがいい加減になる可能性が高いです。

仕事で限界を迎えているので、すぐにでも引き継いでしまいたいという気持ちがあったり、早く仕事を引き継いで会社を辞めようと思ったりしているのかもしれません。

精神的にも限界を迎えていると、引き継ぐ相手のことよりも自分のことで頭がいっぱいになってしまうため、仕事を引き継ぐのがいい加減になってしまうのです。

気をつけないといけないのは、引き継いでくれる人が仕事で限界を迎えていた仕事をあなたが引き継ぐということです。

いい加減な引継ぎを受けてしまうと、あなたも引き継いだ仕事ですぐに限界を迎えてしまうかもしれませんよ。


仕事の引き継ぎがいい加減なときの対処法

仕事の引き継ぎがいい加減なときの対処法

すぐに上司に報告する

引き継ぎがいい加減な場合はすぐに上司に報告しましょう!

なぜすぐに上司に報告する必要があるかというと、引き継ぎを開始して日にちが経つにつれ、上司は順調に引き継ぎが進み、あなたが仕事ができるようになってきていると思っているからです。

実際は引き継ぎがいい加減でほとんど仕事の理解ができていない状態かもしれません。

あなたの評価を守るためにも、引き継ぎがいい加減と感じたらすぐに報告しましょう。

引き継ぐ人がしっかり教えてくれないことを報告することで、引き継ぎの仕方が改善されたり、予定していた引き継ぎ期間を延長してしっかり教えてくれるようになるかもしれません。

大事なのは我慢せずに「上司に報告すること」です。
引き継いでくれる人に直接要望を出すと人間関係がこじれる可能性があるので気を付けましょう。

最終的にあなたが仕事を引き継ぎ、仕事をまわせる状態にしなければならないので、今のままの引き継ぎ方だと理解できないというのであれば遠慮するのはやめましょう!

引き継ぎ資料を用意してもらう

引継ぎを開始するときに引き継ぎ資料がないということもあるかと思います。

このような状態であなたは引継ぎをされたいですか?

おそらく多くの人は引き継ぎ資料がない状態で引継ぎをされたくないと思うはずです。

「引継ぎをするなら引き継ぎ資料が用意できてからお願いします!」と勇気を出して言いましょう。

相手にも資料の必要性を感じてもらうために、今日は何をするのか明後日は何の業務のどこの部分をどのように教えてもらえるのかなど、細かく質問してみましょう。

資料があれば、3ページ目のここの業務を引き継いでいくよというような回答ができるからですね。

また、引き継ぎ資料がないまま進めてしまうと、あなたがいずれ誰かに引き継ぐときが来た場合、資料をゼロから作成することになるのです。

もし、引き継ぎ資料があるならば変更箇所を修正したり、少々肉付けする程度で資料はブラッシュアップできるのです。

長い目で見ると将来的には負担になる要素ですよ。

退職を匂わせる

引継ぎをいい加減にしてくる場合は、退職を匂わせましょう。

要するに、まともな引き継ぎをされないと仕事が理解できずついていけないかもしれないので退職すると言えばいいのです。

そうすることで、いい加減な引継ぎを防ぐことができます。

引き継ぎが原因であなたが辞めてしまうとなると引き継ぎ相手がいなくなるので、引き継ぎをする本人が困るということ、そして、あなたを辞めさせたということで会社から大きなマイナス評価を下されるということが防ぐポイントになるのです。

仕事を教わる側として、使える武器は何でも使いましょう。

そもそも引継ぎをいい加減にすること自体、あなたに対して失礼な行為なのです。


「引き継がれていないからわからない」と口にする

引き継ぎを適当にされた場合は、仕事をしているうちにわからないことが多々出てくるはずです。

そのような場面に直面した時は、引き継がれていないことで初めて対応する業務です。と上司や関係者に伝えましょう。

引き継ぎが不十分であれば、あなたにしっかり引き継がれるまで引き継ぎ期間が延長されることもあります。

引き継ぎとは、相手が理解して仕事を一人でできる状態になっていなければなりません。

引き継がれた人が理解もできていないし、仕事をするうえで不安に思うようでは引き継ぎができたとは言えませんからね。

とにかく「ちゃんと説明してください」「引き継ぎの時間をとってください」など周りの同僚に聞こえるような声で訴えていきましょう!

引き継ぐ人も同僚の目が気になって、しっかりと引き継ぎを行うようになりますよ。

チャンスだと思って仕事ができることをアピールする

引き継ぎがいい加減な相手の場合、いくらあなたが要望をだしても言うことをきいてくれない可能性もあります。

考え方を変えてみて、引き継ぐ人は仕事ができない人で、あなたが仕事ができる人だとアピールしてしまえばよいのです。

適当な説明や引き継ぎ資料だった場合、私ならここはこのように説明するし、資料はこのように作ります。と訂正をするのです。

そうすることで、同僚からはあなたがしっかりした人で仕事もできる人という印象を与えることができます。

逆に引き継ぎを行っていた人は仕事ができない人、仕事をいい加減にする人というイメージにつながります。

会社では相対評価なので、いい加減な仕事をする人はどんどん低評価に追い込んでいき、あなたの評価を高め給料アップをしていきましょう。

考え方を変えればチャンスになるので、引き継ぎが適当な場合でも前向きにとらえてみましょう!


まとめ

仕事の引き継ぎがいい加減になる原因や対処法について解説しました。

職場にはいい加減に引き継ぎをする人がけっこういるのです。

引き継ぐ人が転職して職場を去ってしまう場合、あなたは引き継いだ業務を遂行しなければならないし、わからないことが出てきても質問できる相手はもういないので自力で解決するしかありません。

仕事内容によっては自力解決が難しかったり、時間がかかったりする場合もあるかと思います。

引き継ぎの段階でもっとしっかり質問しておくべきだったとか、引き継ぎ資料を残してもらうべきだったと後悔しないように、引き継ぎ期間はとことん相手に協力してもらいましょう。

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Yasu(転職上級者)
Yasu(転職上級者)
IT・WEB系の会社で管理職をしている40代サラリーマンです。転職を7回以上繰り返し、キャリアアップして成り上がってきた転職のベテランです。仕事の悩みや転職の悩みの解決につながるような情報を発信していけたらと思っています。 プロフィール詳細